En aquesta entrada del mes d’abril, confinats, us explicàvem com havíem posat en marxa la Xarxa de suport mutu a Gsuite, un experiment d’aprenentatge col·laboratiu en què ens vam trobar immersos una mica per casualitat. Un cop acabat l’experiment volem posar-vos al dia destacant tres elements: la creació de píndoles i FAQs, els grups de treball per la millora del sistema i la recollida d’indicadors de procés.
Píndoles de vídeo i FAQs
En un primer moment tot l’assessorament es feia amb les sales de xat de la plataforma Gsuite que tenien el valor afegir de la resposta gairebé instantània (un o altre la coneixia) i que durant tot el procés de consulta s’aprenia a fer anar l’eina. Però les qüestions es repetien, i aleshores es va decidir programar sessions de vídeo amb Meet, tot integrat.
Durant els 3 mesos s’han fet i gravat 23 sessions de 1h on s’han tractat els dubtes que més es repetien a les sales, o bé s’han programat temes transversals com ara “Millora la productivitat en reunions d’equip en remot”. Una característica rellevant és que el “professorat” eren sempre persones de la mateixa xarxa que a còpia de fer servir les eines podien explicar el seu funcionament amb casos reals de gestió similars als que es trobaven la resta de persones de la xarxa. L’assistència mitjana era de 100 persones en directe, però les píndoles s’han penjat per poder-les veure més tard.
Grups de millora col·laboratiu
Una part de l’aprenentatge dels projectes Nexus24 és sobre les eines de treball col·laboratiu remot (cada dia més) o presencial, i un altre és sobre les persones, les relacions i l’articulació de comunitats. En el segon cas i partir de les possibilitats de millora detectades es van crear quatre grups d’entre 5 i 8 persones que van treballar de manera àgil, iterant i preguntant als usuaris per arribar a quatre prototips de com havia d’evolucionar la xarxa gsuite. Es van identificar quatre reptes -el futur de les píndoles, les sales de xat, com comunicar i atraure a més persones, i la creació d’una comunitat de transformació digital- i podem dir que els resultats van ser força bons en contingut i aprenentatge, fins i tot incorporant l’eina jamboard com alternativa dels post-it. A dia d’avui dos dels quatre projectes continuen en el procés d’aconseguir una segona anualitat d’hores en el funnel d’innovació de Nexus24.
Millora dels indicadors
És difícil demostrar que un experiment ha tingut èxit sense indicadors. Des de l’inici es va plantejar aquesta necessitat, i s’han fet enquestes de satisfacció, s’han recollit totes les participacions, el nombre de qüestions, l’evolució de la xarxa… Com a mostra el gràfic de participació per àrees del personal PAS de la UPC on podem veure unitats on més del 50% de persones van participar, i d’altres on ningú ho va fer. Encuriosits per aquesta darrera dada vam voler esbrinar què passava, i en general la resposta era que ja tenien sistemes interns d’aprenentatge molt similars, i que havien resolt els dubtes mitjançant aquests mecanismes.
Per tancar l’entrada em sento agraït per haver tingut l’oportunitat de participar d’un projecte molt interessant i innovador que forma part dels aprenentatges que hem fet com a organització derivats de la pandèmia. A partir d’ara hi ha molt camp per córrer – per exemple, fer exercicis d’autoaprenentatge a partir de les píndoles o replicar el sistema per altres entorns de treball remot com Microsoft Teams i no sabem què ens trobarem.
Però si d’una cosa estem segurs és de que gràcies en aquesta xarxa d’implicació voluntària hem millorat la manera de treballar en remot de tota l’organització, i hem contribuït d’una manera inesperada a assolir l’objectiu de Nexus24, que el 2024 treballar de manera col·laborativa a la UPC serà normal.
Nota. La imatge és el sostre de la masia de can carner, a Sant Quirze, on estan fent créixer un projecte de cooperativa d’habitatge amb molts paral·lelismes amb Nexus24.
