Pere Losantos

Encara no fa un any la UPC va aprovar migrar part de la seva infraestructura informàtica al núvol sobre l’entorn Gsuite començant pel més evident, el correu electrònic i el calendari el mes de febrer i març d’enguany. Passats uns mesos vindrien eines com el Drive, Meet, Xat i tot el paquet ofimàtic. S’havia definit també un calendari de treball per tot aquest procés que incloïa acompanyament humà proper en aquesta migració. Aleshores va arribar la COVID19 i el confinament a casa, i tot va canviar.

A la UPC fa anys que treballem en remot un o dos dies per setmana amb l’estalvi d’emissions de CO2 que això suposa, i hi estem avesats, però sempre amb la idea de fer les tasques que requereixen concentració i que fas millor tot sol que en companyia. I de sobte i d’un dia per l’altre ens va tocar treballar com si fóssim a l’oficina -és a dir, amb altres persones- però des de casa, res a veure.

La direcció de la UPC va decidir avançar el desplegament de les eines de Gsuite que havien de facilitar-nos aquest treball remot col·laboratiu, bàsicament les de relació (MEET i XAT) i l’accés a entorn d’emmagatzematge (DRIVE) i eines d’ofimàtica associades. És clar, el problema és que tot el suport planificat no s’havia fet encara, i els serveis de suport TIC (ATIC) no estaven dimensionats per donar resposta a 2000 persones del PAS (més el PDI) amb dubtes puntuals sobre aquestes eines.

I aquí és on la col·laboració que fa anys promovem des de Nexus24 entra en joc. Des de gerència de la UPC es va aprovar el desplegament d’un sistema diferent al què havíem vist fins ara aprofitant que les noves eines ho permetien, una xarxa de suport mutu a la transició a Gsuite. Amb qui? Teníem el presentiment de que hi havia moltes persones a la UPC que per un motiu o altre ja havíen treballat amb l’entorn Gsuite o amb part d’aquest, encara que no estiguessin vinculades a serveis TIC. Per què no aprofitar aquest coneixement amagat?

Com ho estem fent?

Vam començar amb un formulari simple que encara sou a temps d’omplir per que qui en sabés -persones referents- es pogués oferir, i que qui necessités suport puntual -aprenents- ho pogués expressar. En paral·lel vam muntar una sala pilot per provar el prototip. Un cop vam tenir aquestes persones i el pilot validat vam crear les noves sales de suport al xat.upc.edu (l’eina CHAT de Gsuite) amb dues persones referents i deu aprenents a cadascuna. Els referents al seu torn també tenien una sala per fer consultes tècniques si no se’n sortien, i a més havien de dinamitzar la seva sala.

El resultat: en una setmana hem aconseguit el vist-i-plau i impuls de la direcció per posar en marxa aquesta iniciativa -que no oblidem té caràcter voluntari i es cedint hores de la feina “normal”, i tot això cal validar-ho; hem muntat 9 sales de suport amb 88 aprenents, hem rebut 44 ofertes per ser referents de les que 18 són a sales donant suport, hem resolt uns quants dubtes i per què no, n’hem generat uns quants més. Encara som a mig camí, queda molt per fer i per avaluar, però volíem explicar-ho per si algú més li pot fer servei i com sempre per reflexionar i aprendre.

Elements positus amb què ens hem trobat

  • Estem experimentant amb un model d’aprenentatge diferent del que estem acostumats, una barreja entre mentories, formació online en directe i servei personalitzat en format remot i asíncron i muntat en menys d’una setmana, com un hospital de campanya, amb totes les seves mancances de prototip.
  • Més enllà del cas concret és una eina molt interessant per detectar què saben les persones d’una organització i fer transferència de coneixement, especialment en una organització anb serveis distribuïts pels campus com la UPC.
  • És interessant combinar l’assessorament asíncron de les sales amb espais comuns d’aprenentatge a través de l’eina MEET a hores convingudes on poses cares a noms i noms a cares que has vist pels passadissos.
  • Les persones que de manera voluntària es postulen en el formulari autoavaluen el seu nivell (hem començat amb dos nivells, aprenents i referents) en un marc de confiança.
  • Més del 60% de les persones que s’ha ofert a ajudar estan vinculades a llocs de treball que no tenen res a veure amb serveis TIC (això segurament només passa en aquest camp competencial).
  • És una eina fantàstica per recollir i elaborar FAQs reals sobre el desplegament d’un nou servei.

Elements on cal parar atenció

  • No és una formació al uso ni té voluntat de ser-ho, ha estat una solució a una necessitat d’aprenentatge sobrevinguda de l’organització i un servei que ha estat possible perquè estem enmig del procés de desplegament de Gsuite.
  • No hi ha reconeixement de l’aprenentatge ni avaluació de la feina feta més enllà de l’enquesta que puguem fer al final. Per exemple, hi ha persones que són a la sala i no han dit ni ase ni bèstia, potser perquè no tenen necessitat, potser perquè no els interessa prou.
  • 88 aprenents sobre 2000 són poques persones, cal entendre per què no hi ha més demanda. Sabem que les unitats petites s’han organitzat pel seu compte, també que un cop s’ha solucionat la videotrucada no s’ha anat més enllà amb altres eines de treball remot col·laboratiu (drive, xat…), i aquí cal fer feina.
  • I ara què? Un cop acabi el confinament, com aprofitem aquest aprenentatge? Seguim desplegant noves eines? Com avaluem ha estat útil? Quin paper juguen els i les caps d’unitat en aquest procés? Com reconeixem i incorporem aquest coneixement al registre de “què-saben-les-persones”?

Seguirem explicant com evoluciona, a tothom que hi ha participat en especial a en Joan Giralt, la Núria Rodríguez-Cámara i l’Eva Vendrell que han tirat endavant el projecte, moltes gràcies!